Privacyverklaring
GV EMM hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. GV EMM houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy policy;
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als GV EMM zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.
Verwerking van persoonsgegevens van verenigingsleden
Persoonsgegevens van verenigingsleden en verenigingsvrijwilligers worden door GV EMM verwerkt in Digimembers ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Ledenadministratie;
- Contributieheffing;
- Informatieverstrekking;
- Uitnodigingen voor bijeenkomsten.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- Lidmaatschapsovereenkomst/inschrijfformulier/vrijwilligersovereenkomst;
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan GV EMM de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Voorletters;
- Voornaam;
- Achternaam;
- Geslacht;
- Adres;
- Huisnummer;
- Postcode;
- Woonplaats;
- Geboortedatum;
- E-mailadres;
- Telefoonnummers;
- Ingang lidmaatschap;
- IBAN nummer;
- Tenaamstelling IBAN nummer;
- Info op website ja/nee
- beeldmateriaal te gebruiken door KNGU ja/nee
Uw persoonsgegevens worden door GV EMM opgeslagen in ledenadministratiepakket Club-assistent in combinatie met registratie bij de KNGU ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna alleen in de financiële administratie voor statistische doeleinden voor een periode van maximaal 7 jaar.
Verwerking van persoonsgegevens van website informatieaanvragers
Persoonsgegevens van website informatieaanvragers worden door GV EMM verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Het informeren van de persoon naar aanleiding van informatieaanvraag.
- inschrijven van leden via webformulier
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- webformulier informatieaanvraag;
- inschrijfformulier voor nieuwe leden
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan GV EMM de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Naam (wat de aanvrager invult);
- E-mailadres.
- voor inschrijven nieuwe leden zie verwerking persoonsgegevens hierboven
Uw persoonsgegevens worden door GV EMM opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Minimaal 1 jaar en maximaal 7 jaar (wordt 1 maal per jaar verwijderd).
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
- Het verzorgen van de internetomgeving van GV EMM;
- Het verzorgen van ledenadministratie (Club-Assistent);
- Aanmelden als Bondslid bij de KNGU (via Club_assistent).
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Binnen de EU
Minderjarigen
Bewaartermijn
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
- Alle personen die namens GV EMM van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
- Onze vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Rechten omtrent uw gegevens
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Klachten
Vragen
Contactgegevens
Hunzelaan 16
4535 GG Terneuzen
Info@emmterneuzen.nl